Office Management für den aBB e.V. - Berlin

  • aBB e.V.
  • Berlin
  • Berufserfahrung
  • Finanzen, Controlling
  • Vollzeit
  • Publiziert: 06.01.2023
  • Publizierung bis: 28.02.2023
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Sei die Spinne im Netz!

Komplexe Fahrzeuge verlangen komplexe Lösungen und Komponenten – diese zu entwickeln und zu produzieren, liegt zunehmend in den Händen der Automobilzulieferer.

Der aBB e.V. begleitet sein Netzwerk bei der praxisnahen Konzeptentwicklung von Technologielösungen, entwickelt strategische Partnerschaften entlang der Wertschöpfungskette, informiert über Trends und Anforderungen der Automobilindustrie, unterstützt bei der Qualifizierung der Mitarbeiter und der Zertifizierung der Unternehmes & vieles mehr.

Hier ist der Puls der Automobilwirtschaft zu spüren. International.

Leitung des Projektbüros

Die selbstständige und eigenverantwortliche Leitung des Vereinsbüros setzt sich aus den folgenden Teilaufgaben zusammen:
  • Wahrnehmung der sekretariatsüblichen Arbeiten: Schriftverkehr per Brief und per E-Mail, Aufbau und Pflege der IT-gestützte Kontaktdatenbank, Führen des Terminplanung Vorstand &  Netzwerkmanager, Materialbeschaffung und –Verwaltung, Korrespondenz und Telefonate in deutscher und englischer Sprache
  • Erstellung von PowerPoint Präsentationen
  • Vorbereitung von Berichten und Dokumentationen (Gestaltung, Grafiken, Koordination von internen und externen Zulieferungen, Terminverfolgung, Beauftragung und Koordination von Dienstleistern für Druck etc.) 
  • Planung und Betreuung von Meetings einschließlich Protokollführung
  • Unterstützung der Netzwerkmanager bei der Konzipierung 
  • Pflege der Social Media Accounts & Webseite sowie regelmäßige Aktualisierung und Weiterentwicklung über ein Content Management System
  • Gestaltung, inhaltliche Vorbereitung und Versand eines regelmäßig erscheinenden elektronischen Newsletters
  • Fachliche Recherchen – in der Regel internetbasiert – zur Unterstützung des Netzwerkmanagers
  • Planung, Vorbereitung und Abrechnung von Dienstreisen – konform zum Bundesreisekostenrecht.
  • Vorbereitung und Organisation von Marketingmaßnahmen zur nationalen Positionierung der Aktivitäten des Netzwerks

Buchhaltung und Controlling

Der Aufgabenbereich „Buchhaltung und Controlling“ umfasst die Aspekte der fördermittelkonformen Bewirtschaftung der Förderprojekte
  • Erstellung und regelmäßige Aktualisierung der Finanz- und Budgetplanung 
  • Wahrnehmung der Buchhaltung: Dokumentierung der Eingangsrechnung, Rechnungsprüfung, Kontoführung, Zahlungsauslösung, Erstellen von Ausgangsrechnungen
  • Erstellung der regelmäßigen Mittelabrufe gegenüber dem Fördermittelgeber, inklusive Führen der eigenen Arbeitszeitnachweise und der Arbeitszeitnachweise für den Netzwerkmanager (im Rahmen der täglichen Kalenderführung und Terminkoordination)
  • Durchführung von Vergabeprozessen im Rahmen des Projektes, die den Anforderungen an das öffentliche Vergaberecht unterliegen, inklusive Erstellung von Ausschreibungs- und Vergabeunterlagen
  • Auswahl von Anbietern in enger Abstimmung mit dem Netzwerkmanager
  • Sicherstellung der förderkonformen Vergabe und Abrechnung von Aufträgen an Dritte
  • Erstellen von Vergabevermerken 

Was ist noch wichtig zu wissen?

Die Person, die das Office-Management durchführt, muss über eine abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung verfügen und mindestens 3-jährige Berufserfahrung im eigenverantwortlichen Office-Management aufweisen. Sicherer Umgang mit Standard PC Office Software, betriebswirtschaftliche Kenntnisse, Kenntnisse des öffentlichen Vergaberechts sowie englische Sprachkenntnisse sind erforderlich.

Selbstständige Arbeitsweise, sicheres Auftreten sowie ausgeprägte Verhandlungs- und Kommunikationsfähigkeit zählen ebenfalls zum Anforderungsprofil.

Eine mindestens 5-jährige Berufserfahrung innerhalb der letzten zehn Jahre im Office-Management von Netzwerkprojekten aus dem verkehrstechnischen Bereich (z. B. Automotive, Eisenbahntechnik) wäre wünschenswert. 

Die Vergütung der Leistungen für das Office-Management erfolgt in Anlehnung an den Tarifvertrag für den Öffentlichen Dienst der Länder – Verwaltung, unter Beachtung des Besserstellungsverbots im Haushaltsgesetz des Landes Brandenburg.

Was noch?
  • Urlaub 30 Tage
  • Individuelle Weiterbildung, ist doch klar
  • Flexible Arbeitszeit und Arbeitsort, wie es sich gehört
  • Homeoffice & Präsenz ist selbstverständlich

Mach den ersten Schritt! Er ist klein, hat aber große Wirkung.

Entweder Du gehst über das Formular auf der nächsten Seite, oder Du rufst einfach durch:

Dirk:  +49 178 / 7 62 63 68 oder
Jens: ‭+49 174 / 477 63 24